Meu CNPJ Está Irregular: Como Regularizar a Situação Cadastral em 2025

Descobrir que seu CNPJ está irregular pode ser assustador. Eu entendo perfeitamente essa sensação, porque já ajudei vários conhecidos a passarem por essa situação. A primeira reação geralmente é de pânico, mas posso te garantir uma coisa: na maioria dos casos, tem solução sim.

O mais importante é não ignorar o problema. Muita gente descobre que o CNPJ está irregular e fica paralisada, sem saber o que fazer. Outros simplesmente fingem que não viram e continuam tentando usar a empresa mesmo assim. Essas duas atitudes só pioram a situação.

Vou te mostrar exatamente o que fazer para regularizar seu CNPJ, quanto isso vai custar, quanto tempo leva e como evitar que isso aconteça novamente no futuro.

Primeiro Passo: Entenda Qual É o Problema

Antes de sair correndo para resolver, você precisa saber exatamente o que está errado. Nem toda irregularidade é igual, e cada tipo de problema tem uma solução específica.

Entre no site da Receita Federal e faça a consulta completa do seu CNPJ. Olhe com atenção qual é a situação cadastral que aparece: suspenso, inapto, baixado ou alguma outra. Isso já te dá a primeira pista do que aconteceu.

Depois, ainda no site da Receita Federal, procure pela área de pendências. Ali vão aparecer todas as declarações em atraso, multas não pagas e outros problemas que estão impedindo seu CNPJ de ficar regular.

Anote tudo que encontrar: quais declarações estão faltando, desde quando estão atrasadas, se há multas aplicadas e qualquer outra informação relevante. Você vai precisar dessas informações para os próximos passos.

Problemas Mais Comuns e Suas Causas

Deixa eu te contar quais são as situações que mais vejo acontecendo, porque provavelmente a sua se encaixa em uma dessas.

A causa número um de CNPJ irregular é esquecer de fazer a declaração anual. Para MEI, essa declaração se chama DASN-SIMEI e precisa ser entregue todo ano até o dia 31 de maio. Muitos empreendedores simplesmente esquecem dessa obrigação, especialmente se não tiveram muito movimento no ano.

Outra causa muito comum é não pagar o DAS mensal. Mesmo que você não tenha faturado nada no mês, se você é MEI, precisa pagar aquele boleto todo mês. Alguns meses de atraso podem levar à irregularidade.

Para ME e EPP, o problema geralmente está nas declarações mensais e anuais mais complexas, como DEFIS, EFD-Contribuições, DCTF, entre outras. Como são muitas obrigações, é fácil esquecer ou atrasar alguma.

Mudança de endereço sem atualização cadastral também é uma armadilha comum. Você mudou sua empresa de lugar mas não avisou a Receita Federal. Quando eles tentam te localizar no endereço antigo e não encontram, seu CNPJ pode ficar inapto.

Regularizando MEI: Passo a Passo Detalhado

Se você é MEI, a boa notícia é que o processo de regularização costuma ser mais simples e você mesmo pode fazer boa parte dele pela internet.

Comece identificando se você deve alguma declaração anual. Se sim, você vai precisar fazer todas as declarações em atraso. Entre no Portal do Empreendedor e procure pela opção de Declaração Anual. Lá você consegue acessar o sistema para fazer declarações de anos anteriores.

Para cada ano que você deixou de declarar, vai ter uma multa. Em 2025, essa multa costuma ser de 50 reais por declaração atrasada, ou 2% ao mês sobre o valor dos tributos declarados, o que for maior. Pode parecer ruim, mas é bem menos do que você imagina, certo?

Depois de fazer as declarações, você vai receber os boletos das multas. Pague todos eles. Se não tiver dinheiro para pagar tudo de uma vez, existe a possibilidade de parcelamento. No site da Receita Federal, procure por REGULARIZE e siga as instruções para parcelar seus débitos.

Pagando os DAS em Atraso

Se o problema for DAS mensal não pago, você precisa emitir novamente os boletos atrasados. No Portal do Empreendedor, tem uma opção para gerar DAS de meses anteriores.

Quando você emite um DAS atrasado, ele já vem com juros e multa calculados automaticamente. Quanto mais tempo passou, maior será o valor. Por isso é importante regularizar o quanto antes.

Você pode pagar todos os DAS atrasados de uma vez ou ir pagando aos poucos, mas lembre-se de que enquanto houver débitos, seu CNPJ não vai ficar completamente regular.

Quando Procurar Ajuda Profissional

Mesmo sendo MEI, existem situações onde vale a pena contratar um contador para te ajudar. Se você está há mais de dois anos sem declarar nada, se sua situação está como inapta, ou se você tentou fazer sozinho mas ficou confuso, procure um profissional.

Um contador cobra geralmente entre 200 e 500 reais para regularizar um MEI com problemas. Pode parecer caro, mas evita que você cometa erros que podem custar ainda mais caro depois.

Regularizando ME e EPP: Processo Mais Complexo

Se sua empresa é ME ou EPP, infelizmente o processo não é tão simples quanto para MEI. Você definitivamente vai precisar de um contador para te ajudar.

O primeiro passo é levar toda a documentação da sua empresa para um contador de confiança. Isso inclui: contrato social, última alteração contratual, comprovantes de endereço, documentos dos sócios, livros contábeis (se existirem), notas fiscais emitidas e recebidas, e qualquer outro documento relacionado ao negócio.

O contador vai fazer um levantamento completo de todas as pendências. Ele vai identificar quais declarações estão faltando, quais impostos não foram pagos, e vai calcular todas as multas e juros envolvidos.

Entregando Declarações Atrasadas

Com o levantamento em mãos, o contador vai começar a preparar e entregar todas as declarações em atraso. Dependendo de quantas são, esse processo pode levar algumas semanas.

Cada declaração entregue fora do prazo gera uma multa específica. Os valores variam bastante dependendo do tipo de declaração e do tempo de atraso, mas podem ir de 200 reais até 5 mil reais por declaração.

Para empresas do Simples Nacional, a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a mais importante. Se ela estiver em atraso, sua empresa provavelmente está suspensa ou inapta.

Quitando Débitos Tributários

Além das multas por declarações atrasadas, você pode ter débitos de impostos não pagos. O contador vai levantar todos esses valores e te apresentar um total.

Se o valor for alto demais para pagar de uma vez, você pode fazer um parcelamento. A Receita Federal oferece programas de parcelamento que podem dividir a dívida em até 60 meses, dependendo do valor total.

Existe também o REGULARIZE, que é um programa especial para empresas do Simples Nacional. Ele permite parcelar débitos com condições um pouco melhores. Seu contador vai avaliar qual é a melhor opção para seu caso.

Custos Reais da Regularização

Vou ser bem direto com você sobre quanto custa regularizar um CNPJ, porque essa é uma das maiores preocupações de quem está nessa situação.

Para MEI, se você está apenas com declarações atrasadas de um ou dois anos, o custo total fica geralmente entre 100 e 300 reais de multas, mais os DAS atrasados se houver. Se contratar contador, adicione mais 200 a 500 reais.

Para ME e EPP, a coisa complica. Os honorários do contador para fazer todo o processo de regularização ficam geralmente entre 800 e 3 mil reais, dependendo da complexidade e de quantas declarações estão atrasadas.

As multas por declarações atrasadas podem somar facilmente de 1 mil a 10 mil reais, dependendo de quantas são e há quanto tempo estão em atraso.

Se houver impostos não pagos, aí o valor pode ser bem maior, variando conforme seu faturamento e tempo de irregularidade. Já vi casos de 5 mil reais até 50 mil reais ou mais em débitos acumulados.

Como Se Preparar Financeiramente

Quando descobrir que seu CNPJ está irregular, a primeira coisa é fazer um levantamento realista de quanto você tem disponível para investir na regularização.

Se o valor total for muito alto, não desanime. Lembre-se de que existe a possibilidade de parcelamento. Muitas vezes é possível dividir em prestações que cabem no seu orçamento mensal.

Priorize sempre pagar o que é necessário para tirar seu CNPJ da situação irregular. Primeiro resolva as declarações e multas essenciais. Débitos tributários podem ser negociados e parcelados com mais calma depois.

Prazo Para Regularização

Você deve estar se perguntando: quanto tempo leva para meu CNPJ voltar a ficar regular?

Para MEI, se você fizer tudo certinho e pagar as multas, a situação pode se regularizar em até 15 dias úteis após a quitação de todos os débitos. Às vezes é até mais rápido, dependendo da rapidez com que os sistemas da Receita Federal atualizam.

Para ME e EPP, o processo costuma ser mais demorado. Desde o início da regularização até seu CNPJ voltar a ficar ativo, podem passar de 30 a 90 dias, dependendo da quantidade de pendências e da complexidade do caso.

O importante é você entender que a regularização não acontece da noite para o dia. Enquanto o processo está em andamento, você precisa ter paciência e acompanhar cada etapa.

Acompanhando o Processo

Durante a regularização, consulte seu CNPJ semanalmente no site da Receita Federal. Assim você acompanha quando cada pendência é resolvida e quando a situação cadastral muda.

Mantenha contato constante com seu contador se estiver usando um. Peça atualizações regulares sobre o andamento do processo. Um bom profissional mantém o cliente informado de cada etapa.

Guarde todos os comprovantes de pagamento de multas, impostos e declarações entregues. Se houver qualquer problema ou questionamento no futuro, você tem como provar que regularizou tudo.

Situações Especiais e Como Lidar

Existem alguns casos específicos que merecem atenção especial na hora de regularizar.

Se seu CNPJ está baixado, infelizmente não tem como regularizar. Uma empresa baixada foi oficialmente encerrada e não pode voltar a funcionar. Você precisaria abrir um novo CNPJ se quiser empreender novamente.

Se seu CNPJ está nulo, a situação é bem complicada e geralmente envolve problemas jurídicos mais sérios. Você vai precisar de um advogado especializado além do contador, porque pode ser necessário entrar com recursos administrativos ou até judiciais.

Se você ficou muito tempo sem mexer na empresa e acumulou vários anos de irregularidade, avalie com seu contador se vale mais a pena regularizar ou fazer a baixa e abrir uma empresa nova. Às vezes o custo e trabalho de regularizar são maiores do que começar do zero.

MEI Caminhoneiro e Outras Categorias Especiais

Algumas categorias de MEI têm regras específicas e valores diferentes de contribuição mensal. Se você é MEI caminhoneiro, por exemplo, o DAS é mais alto porque inclui contribuições adicionais.

Na hora de regularizar, certifique-se de que está usando os valores corretos para sua categoria específica. No Portal do Empreendedor, quando você gera o DAS, o sistema já calcula automaticamente o valor correto baseado na sua atividade.

Se você mudou de atividade no meio do caminho mas não atualizou seu cadastro, isso pode causar divergências. Regularize primeiro a situação atual e depois atualize a atividade se necessário.

Evitando Problemas Futuros

Depois de todo o trabalho e custo para regularizar seu CNPJ, você definitivamente não quer passar por isso de novo. Vou te dar dicas práticas para manter tudo em ordem daqui para frente.

Configure lembretes no celular para todos os prazos importantes. Para MEI: dia 20 de cada mês (vencimento do DAS) e 31 de maio (prazo da declaração anual). Para ME e EPP, seu contador deve te avisar, mas não custa você mesmo controlar os principais prazos.

Separe uma conta bancária exclusiva para os impostos da empresa. Todo mês, assim que receber algum pagamento, já transfira uma porcentagem para essa conta. Quando chegar a hora de pagar impostos, o dinheiro está lá esperando.

Mantenha uma pasta (física ou digital) organizada com todos os documentos fiscais. Separe por ano e por tipo de documento. Isso facilita muito quando você precisa consultar algo ou fazer declarações.

Relacionamento com Contador

Se você é ME ou EPP, seu contador é seu melhor amigo no mundo empresarial. Mantenha um bom relacionamento com ele e pague os honorários em dia.

Não espere apenas o contador entrar em contato quando há problemas. Marque reuniões regulares, mesmo que seja só para ouvir que está tudo bem. Isso te mantém informado sobre a saúde fiscal da sua empresa.

Tire todas as suas dúvidas, mesmo aquelas que parecem bobas. Um bom contador prefere responder mil perguntas do que ter que regularizar uma empresa irregular porque o cliente não entendeu algo importante.

Educação Financeira Empresarial

Invista tempo em aprender pelo menos o básico sobre as obrigações fiscais da sua empresa. Você não precisa virar um expert em contabilidade, mas precisa entender o essencial.

Existem cursos online gratuitos do SEBRAE que ensinam o básico de gestão empresarial e obrigações fiscais. Vale muito a pena fazer pelo menos um curso desses.

Acompanhe mudanças na legislação. Todo ano podem surgir novas regras ou mudanças em prazos e valores. Seu contador deve te avisar, mas é bom você estar por dentro também.

Programas de Recuperação Fiscal

A Receita Federal e muitos estados lançam periodicamente programas especiais de recuperação fiscal, com condições mais vantajosas para regularização de débitos.

Fique atento aos anúncios desses programas. Geralmente eles oferecem descontos em multas e juros, prazos maiores de parcelamento e outras facilidades que podem fazer uma diferença enorme no seu bolso.

Em 2025, vale a pena consultar periodicamente o site da Receita Federal e conversar com seu contador sobre programas de regularização disponíveis. Às vezes esperar alguns meses para aderir a um programa especial pode economizar milhares de reais.

Impacto da Irregularidade no Dia a Dia

Enquanto você está no processo de regularização, sua empresa sofre várias limitações. É importante você saber disso para se organizar.

Você provavelmente não vai conseguir emitir notas fiscais. Se sua atividade depende disso, pode precisar recusar serviços ou vendas temporariamente, ou negociar com clientes para emitir as notas depois da regularização.

Contas bancárias empresariais podem ter movimentações bloqueadas. Isso dificulta muito o dia a dia, então tente manter algum dinheiro em conta pessoal para emergências durante o processo.

Você não vai conseguir participar de licitações ou fechar contratos com grandes empresas que fazem verificação de regularidade fiscal. Isso pode significar perda de oportunidades importantes.

Seus Direitos Durante a Regularização

Mesmo com CNPJ irregular, você tem direitos que precisam ser respeitados.

Você tem direito de parcelar seus débitos tributários conforme as regras vigentes. A Receita Federal não pode te negar esse direito se você cumprir os requisitos para parcelamento.

Tem direito também de contestar multas que considerar indevidas ou valores calculados errados. Você pode entrar com recurso administrativo apresentando sua defesa e documentos que comprovem seu ponto de vista.

Se houver alguma notificação ou intimação, você tem prazo para responder e apresentar sua versão dos fatos. Não ignore essas comunicações, mas saiba que você pode se defender.

Regularizar um CNPJ irregular pode parecer um bicho de sete cabeças no começo, mas com informação correta, organização e ajuda profissional quando necessário, é totalmente possível resolver a situação. O mais importante é agir rápido e não deixar os problemas se acumularem ainda mais. Cada dia que passa com a empresa irregular pode significar mais multas e juros. Então, respire fundo, faça um plano de ação seguindo as orientações deste guia, e comece a regularização hoje mesmo. Seu CNPJ agradece, seu bolso agradece, e você vai dormir muito melhor sabendo que está tudo nos conformes.